На основе комплекса решаемых задач формируется следующий объём функций, которые реализует система учёта:
- Учёт движения и остатков товаров по объектам учёта (магазинам, складам) за период;
- Расчёт дохода от продаж за период;
- Учёт расчётов с покупателями за период;
- Учёт расчётов с поставщиками за период;
- Учёт заказов от покупателей.
В автоматизированной системе предусмотрено использование разнообразного торгового оборудования — сканеров штрих-кодов, принтеров этикеток и ценников, кассовых аппаратов и т.п.
Гибкая система ценообразования позволит упростить и упорядочить операции переоценки товаров, формирования ценников и прайс-листов, а также расходных документов с учётом применения скидок и различных категорий цен в каждом индивидуальном случае.
Основные принципы ввода и организации информации в программе:
Вся справочная информация о товарах, поставщиках, покупателях и других объектах учета хранится в справочниках системы и используется при формировании документов и отчетов.
Предусматривается ведение аналитического учета распределения используемых товаров по материально-ответственным (подотчетным) лицам/складам и другим объектам учёта.
Все операции над материальными ценностями оформляются документами определенного типа. Документ содержит данные о том, какая операция производилась, номер, дату операции и соответствующую дополнительную информацию (перечень товарно-материальных ценностей (ТМЦ), наименование контрагента и т.п.).
На основании введенных данных формируются оборотные ведомости, ведомости остатков и движения товарно-материальных ценностей во всех возможных состояниях.
Основные принципы автоматизируемого процесса для конфигурации «Магазин — универсальный» выглядят следующим образом:
- Поступление товаров на объект учёта оформляется приходной накладной.
- Возврат товаров поставщику оформляется накладной на возврат товаров.
- Оплата поставщикам оформляется документом оплаты.
- Перемещение товаров между различными объектами учета оформляется накладной на внутреннее перемещение.
- Резервирование товаров для покупателя оформляется операцией резервирования.
- Для сверки остатков товаров на объектах учета используется операция инвентаризации.
- Реализация товаров покупателям оформляется расходными накладными.
- Возврат товаров от покупателя оформляется накладной на возврат.
- Оплаты от покупателей оформляются документом оплаты.
Кроме того, в системе предусмотрен учёт заказов от покупателей с отслеживанием информации о наличии товаров по заказу на складе, резервировании товаров по заказу, срочности и состоянию заказа.
Реализована возможность создания комплектов (комплектации) из отдельных ТМЦ, находящихся на складе, с возможностью реализации этих комплектов в качестве самостоятельных единиц товара.
Товары могут иметь следующие характеристики (используемые в отчетах по соответствующим актуальным событиям):
- минимальный резерв;
- срок гарантийных обязательств;
- срок годности.
Минимальный резерв позволяет задать для товара остаток, который требуется иметь на складе и отслеживать с помощью отчёта, по каким наименованиям требуется пополнение складских остатков.
В качестве дополнительной единицы учёта товаров может использоваться колонка «Вес»/Ценообразование в конфигурации «Магазин» реализуется одним из выбранных пользователем методов:
- в расходную накладную/прайс-листы/ценники подставляется фиксированная (установленная пользователем) цена продажи из справочника товаров;
- расчёт цены продажи осуществляется по указанной в справочнике товаров приходной цене товара (цена покупки) и выбранной в документе категории цен из справочника. В данном случае возможно задавать любой набор категорий цен с различными процентами наценок на цену покупки товара, а также округлением цены реализации по заданным правилам.
При выборе первого метода ценообразования предлагается использовать справочник «Наценки». С его помощью можно автоматически устанавливать отпускные цены по указанной на-ценке на приходную цену товара для всех товаров выбранной группы и/или производителя. Таким образом можно в любой момент провести переоценку для любого количества товаров в справочнике. В случае использования количественно-весового учёта товаров, можно также устанавливать различные наценки по критерию весовых диапазонов, в которые попадает товар.
В расходных документах и прайс-листах предусмотрен ввод процента скидки, который применяется к текущей цене реализации товаров.
Предусмотрена возможность распечатки прайс-листа и ценников по нескольким категориям цен и различным номенклатурным группам товаров.
Для товаров можно печатать бирки со штрих-кодом. Возможен ввод товаров в расходные документы при помощи сканера штрих-кодов.
Имеется возможность приходования товаров в иностранной валюте с одновременным указанием эквивалентной суммы в национальной валюте, которая будет являться учётной для данного товара.
При реализации товаров предусмотрена возможность включения в расходный документ стоимости оказанных услуг (работ).
Учёт оплат от покупателей предусматривает наличный и безналичный расчет с возможностью указания нескольких расчётных счетов.
Система также позволяет вести учёт движения товаров, принятых на комиссию.
В конфигурации «Магазин» предусмотрен механизм обмена данными с помощью XML файлов между аналогичными базами данных (конфигурациями «Магазин»). Можно выгружать или загружать накладные, которые находятся в журналах меню «Документы», т.е. все движения товаров и документы оплаты.
