На основі комплексу розв’язуваних задач формується наступний обсяг функцій, які реалізує система обліку:
- Облік руху та залишків товарів по об’єктах обліку (магазинах, складах) за період;
- Розрахунок доходу від продажів за період;
- Облік розрахунків з покупцями за період;
- Облік розрахунків з постачальниками за період;
- Облік замовлень від покупців.
В автоматизованій системі передбачено використання різноманітного торгового обладнання-сканерів штрих-кодів, принтерів етикеток і цінників, касових апаратів і т. п.
Гнучка система ціноутворення дозволить спростити і впорядкувати операції переоцінки товарів, формування цінників і прайс-листів, а також витратних документів з урахуванням застосування знижок і різних категорій цін в кожному індивідуальному випадку.
Основні принципи введення та організації інформації в програмі:
Вся довідкова інформація про товари, постачальників, покупців та інших об’єктах обліку зберігається в довідниках системи та використовується при формуванні документів і звітів.
Передбачається ведення аналітичного обліку розподілу використовуваних товарів за матеріально-відповідальними (підзвітними) особами/складами та іншим об’єктам обліку.
Всі операції з матеріальними цінностями оформляються документами певного типу. Документ містить дані про те, яка операція проводилася, номер, дату операції та відповідну додаткову інформацію (перелік товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), найменування контрагента тощо).
На підставі введених даних формуються оборотні відомості, відомості залишків і руху товарно-матеріальних цінностей у всіх можливих станах.
Основні принципи автоматизованого процесу для конфігурації «Магазин-універсальний» виглядають наступним чином:
< li>Надходження товарів на об’єкт обліку оформляється прибутковою накладною. < li>Повернення товарів постачальнику оформляється накладною на повернення товарів. < li>Оплата постачальникам оформляється документом оплати. < li>Переміщення товарів між різними об’єктами обліку оформляється накладною на внутрішнє переміщення.
- Резервування товарів для покупця оформляється операцією резервування.
- Для звірки залишків товарів на об’єктах обліку використовується операція інвентаризації.
- Реалізація товарів покупцям оформляється видатковими накладними.
- Повернення товарів від покупця оформляється накладною на повернення.
- Оплати від покупців оформляються документом оплати.
Крім того, в системі передбачено облік замовлень від покупців з відстеженням інформації про наявність товарів на замовлення на складі, резервуванні товарів на замовлення, терміновості і стану замовлення.
Реалізована можливість створення комплектів (комплектації) з окремих ТМЦ, що знаходяться на складі, з можливістю реалізації цих комплектів в якості самостійних одиниць товару.
Товари можуть мати такі характеристики (використовувані у звітах щодо відповідних актуальних подій):
- мінімальний резерв;
- термін гарантійних зобов’язань;
- термін придатності.
Мінімальний резерв дозволяє задати для товару залишок, який потрібно мати на складі і відстежувати за допомогою звіту, за якими найменуваннями потрібно поповнення складських залишків.
В якості додаткової одиниці обліку товарів може використовуватися колонка «Вага»/ціноутворення в конфігурації «Магазин» реалізується одним з обраних користувачем методів:
- у видаткову накладну/прайс-листи/цінники підставляється фіксована (встановлена користувачем) ціна продажу з довідника товарів;
- розрахунок ціни продажу здійснюється за вказаною в довіднику товарів прибутковою ціною товару (ціна покупки) та обраної в документі категорії цін з довідника. В даному випадку можливо задавати будь-який набір категорій цін з різними відсотками націнок на ціну покупки товару, а також округленням ціни реалізації за заданими правилами.
При виборі першого методу ціноутворення пропонується використовувати довідник «Націнки». З його допомогою можна автоматично встановлювати відпускні ціни за вказаною націнкою на прибуткову ціну товару для всіх товарів обраної групи та/або виробника. Таким чином можна в будь-який момент провести переоцінку для будь-якої кількості товарів в довіднику. У разі використання кількісно-вагового обліку товарів, можна також встановлювати різні націнки за критерієм вагових діапазонів, в які потрапляє товар.
У видаткових документах та прайс-листах передбачено введення відсотка знижки, який застосовується до поточної ціни реалізації товарів.
Передбачена можливість роздруківки прайс-листа і цінників за кількома категоріями цін і різним номенклатурним групам товарів.
Для товарів можна друкувати бирки зі штрих-кодом. Можливе введення товарів у видаткові документи за допомогою сканера штрих-кодів.
Є можливість оприбуткування товарів в іноземній валюті з одночасним зазначенням еквівалентної суми в національній валюті, яка буде обліковою для даного товару.
При реалізації товарів передбачена можливість включення до видаткового документа вартості наданих послуг (робіт).
Облік оплат від покупців передбачає готівковий та безготівковий розрахунок з можливістю зазначення декількох розрахункових рахунків.
Система також дозволяє вести облік руху товарів, прийнятих на комісію.
У конфігурації «Магазин» передбачений механізм обміну даними за допомогою XML файлів між аналогічними базами даних (конфігураціями «Магазин»). Можна вивантажувати або завантажувати накладні, які знаходяться в журналах меню «Документи», тобто всі рухи товарів і документи оплати.
